Le bon de commande est un document commercial établi par le client pour formaliser un achat auprès d'un fournisseur. Il est indiqué dans le code du commerce que le bon de commande doit contenir : le nom et les coordonnées du fournisseur, ainsi que toutes les informations concernant l'entreprise (SIREN, forme juridique, siège social...), de même pour l'identité du client, le terme « commande », la date, ainsi que le numéro de commande (unique, pour l'édition de la facture), les détails et les références des marchandises, le prix unitaire et le prix total, le taux de TVA, les conditions de paiement et de livraison (acomptes, escomptes, ristournes, délais...), et la signature du client. Il est préférable de toujours intégrer les CGV dans ce document. Le bon de commande doit être conforme à ce qui est énoncé dans le code du commerce sous peine d'amende et d'invalidation de la vente. La commande peut être passée verbalement mais il est préférable d'éditer un document pour garantir la transparence de la transaction. Pour le client le document est intitulé « commande d'achat » et pour le fournisseur,« commande de vente ». Lorsqu'il est signé, le bon de commande engage le vendeur à livrer le client et le client à payer le vendeur. Dans le contexte des commandes sur internet, les règles applicables peuvent varier selon les pays et les réglementations en vigueur. Cependant, certaines pratiques communes sont généralement observées afin de garantir la validité et la sécurité des transactions en ligne : le client doit pouvoir identifier, vérifier et corriger toutes les informations nécessaires à la compréhension de la transaction avant de valider la commande (caractéristiques, références, quantités et prix des produits ou prestations), les informations sur les moyens de paiement et les conditions de livraison doivent être claires, dans certains pays l'acheteur bénéficie d'un droit de rétractation selon le type de produit ou de prestation vendu, Le premier clic valide la commande, le deuxième clic confirme la commande et le paiement, dans le cas contraire (s'il n'y a pas le double clic), la commande est considérée comme nulle, en Europe, la politique de confidentialité et de protection des données doit être mentionnée et respectée. Il est recommandé d'envoyer une confirmation de commande à l'acheteur après sa validation. Cela permet de récapituler tous les détails de la commande et de confirmer son acceptation. Le vendeur doit s'assurer que le client reconnaisse son obligation de payer une fois la commande confirmée en indiquant la mention « Commande avec obligation de paiement » (pouvant être formulée différemment, mais le sens doit rester le même). Le vendeur n'a pas le droit d'imposer l'achat de produits optionnels pouvant s'ajouter au produit faisant l'objet de la transaction. Dans le cas d'un achat sur site internet, le fournisseur doit accuser réception de la commande, une fois terminée, par voie électronique. Les règles applicables aux commandes sur internet peuvent évoluer et varier d'un pays à l'autre. Il est donc essentiel de se conformer aux lois et réglementations en vigueur dans la juridiction concernée pour assurer la validité et la sécurité des transactions en ligne.

Le bon de livraison est un document commercial (pouvant être envoyé avec la livraison ou par mail) émis par le fournisseur au client pour constater et attester la livraison de biens ou l'exécution de services. Il consigne les détails essentiels de la livraison tels que : le terme « livraison » l'identité et les coordonnées du client, le numéro de commande, la date de livraison, le descriptif de la commande, ceci afin que l'acheteur puisse vérifier la conformité des marchandises reçues ou des prestations effectués. Il doit obligatoirement comporter : le numéro RCS et le lieu d'immatriculation de l'entreprise, l'adresse de son siège social, son nom et sa forme juridique, et le montant du capital social. La signature du bon de livraison constitue une preuve de réception, le document prend une valeur juridique en cas de litige. S'il n'est pas signé, il ne permet pas de conclure la vente, dans ce cas, le client n'a pas obligation de payer et peut contester la livraison, ce qui oblige le fournisseur à la réitérer en respectant la conformité de la commande pour obtenir le paiement. Le bon de livraison peut comporter une section dédiée à l'état de la marchandise. L'expéditeur peut y noter tout dommage, défaut ou anomalie constaté lors de la livraison. S'il n'est mentionné aucun problème sur le document, la vente est considérée comme finalisée à la réception. Le bon de livraison joue un rôle essentiel dans le suivi des stocks et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il permet le suivi des marchandises depuis l'expédition jusqu'à la réception. L'entreprise doit conserver le document pendant six ans.

Le devis est un document commercial proposant un prix estimatif pour des biens ou des services. Établi par le vendeur en réponse à la demande du client potentiel, il décrit en détail la proposition commerciale, les conditions transactionnelles (délais et modalités de la prestation). Il permet au consommateur de se renseigner sur la marchandise avant de s'engager. Le devis comporte : le terme « devis », l'indication gratuit ou payant du devis, l'identification des parties, c'est à dire, les coordonnées complètes du fournisseur, ainsi que celles du client (noms, adresses, numéros de contact, informations juridiques ou fiscales si nécessaires, SIRET, RCS et nom de la ville, siège social,), la description des biens ou services (les caractéristiques, les quantités, les spécifications techniques et tout autre détail pertinent pour décrire précisément ce qui est proposé), le prix et les conditions financières (prix unitaires, tarifs horaires ou forfaits proposés, conditions de paiement, modalités de versement, réductions éventuelles, frais supplémentaires ou taxes applicables), les montant HT, TTC et les taux de TVA, la durée estimée de la prestation, les délais de livraison de biens, la période de validité du devis (au delà d'une certaine période, le fournisseur peut réévaluer les tarifs ou les conditions), les modalités et les conditions spécifiques liés à la prestation ou à la fourniture des biens (garanties, clauses de confidentialité, clauses d'annulation ou de résiliation, type de livraison...) les mentions légales selon les réglementations en vigueur (numéro d'identification du fournisseur, références aux assurances professionnelles, dispositions de protection des consommateurs...) ainsi que les mentions : « devis reçu avant l'exécution des travaux, lu et accepté » et « lu et accepté » daté et signé par le fournisseur.

Le devis doit être suffisamment détaillé lorsque le prix de la prestation de service ne peut être défini à l'avance. Le détail est obligatoire concernant l'exécution de travaux (installation, entretien et réparation portant sur les appareillages divers, en bâtiment, en architecture d'intérieur). Si le devis est payant, le vendeur doit avertir le client potentiel (montant généralement déductible de la prestation à réaliser). Si le prestataire exécute des travaux supplémentaires non mentionnés dans le devis, il doit présenter au client un avenant puis le faire accepter et signer, s'il ne présente pas d'avenant après exécution de travaux non mentionnés dans le devis, le client est en droit de refuser de payer la différence si le montant de la facture est supérieur à celui indiqué dans le devis. Il est important de noter que le devis n'est pas un contrat en soi, mais plutôt une offre qui peut être acceptée ou négociée par le client. Une fois que le client accepte le devis, il peut être transformé en contrat formel ou en accord commercial par la signature des deux parties.

La facture est un document commercial émis par le fournisseur ou le prestataire de services à l'attention du client en vue de demander le paiement de la transaction effectuée selon les termes convenus entre les deux parties. La facture est le seul document obligatoire qui constitue une preuve écrite et légale de la transaction commerciale, que le client à le droit d'exiger au fournisseur. Elle doit être conservée entre un et dix ans par les deux parties, selon la nature de la marchandise ou de la prestation. La facture doit comporter : le terme « facture » l'identification des parties comportant les coordonnées complètes du fournisseur ou du prestataire de services (adresse, SIRET, SIREN, RCS...), ainsi que celles du client (dont adresse de facturation et de livraison, si différentes), Le numéro unique et la date d'émission de la facture, la date de livraison ou de fin de prestation, le désignation et la quantité (ou les heures) des biens ou services facturés, le montant total dû par le client (HT, TTC avec la TVA applicable, calculé en multipliant les quantités de biens ou d'heures de services par les tarifs unitaires, en additionnant les frais divers - port, emballage, trajet - en soustrayant les éventuelles réductions, remises, ristournes, escompte...), les modalités de paiement acceptées par le fournisseur, telles que les modes de paiement (chèque, virement, carte de crédit), la date et les délais de paiement, les échéances, les conditions d'escompte et les éventuelles pénalités de retard, Les mentions légales obligatoires, telles que le numéro d'identification du fournisseur, les références aux régimes de TVA, les dispositions de protection des consommateurs, le SAV etc. La facture est éditée en deux exemplaires : pour le client intitulée « facture d'achat » et pour le fournisseur intitulé « facture de vente ». L'auto-entrepreneur doit faire figurer sur la facture qu'il n'applique pas la TVA. La facture est un outil essentiel pour la gestion financière de l'entreprise, c'est une pièce justificative servant à l'édition des documents de synthèse, ayant donc une valeur juridique indéniable permettant la traçabilité et l'établissement de l'authenticité de la transaction.